微風夕語

有可愛的妹子的封面就是正義！

話說接第一次接觸 GTD (Getting Things Done) 這個待辦事項的管理理論，應該是在當兵的時候，那個時候忘了在哪個部落格上看到關於 GTD 的介紹，於是就去買了「搞定！2分鐘輕鬆管理工作與生活」這本書，然後一口氣把他看完了。

平心而論，閱讀的經驗不是很好（翻得很不通順），但經過了一些資料的查詢和看了別人的心得分享之後，裡面的一些觀點說服了我，於是我也開始在當兵的那段日子裡，使用一本小小的活頁筆記本和一個風琴夾，來處理負責在軍隊裡的業務工作。成效確實不錯，只是後來因為種種原因，我不再需要處理那些業務，所以也就沒有繼續使用那本冊子下去。

之後退伍，也都斷斷續續地想要嚐試用 GTD 來管理自己的待辦事項，特別是當心煩意亂的時候－－畢竟對我而言，其實 GTD 和「令人怦然心動的人生的整理魔法」後類似，都是一種清空思緒，讓思緒回歸到穩定和讓人聽得到自己內心的聲音的一種技巧。只是前者處理和整理的是「事情／待辦事項」，後者處理的是「實際的生活空間」。

仔細觀察之後，就會發現 GTD 當中「收集」和「處理」這個兩步驟，和怦然心動的人生整理魔法有多麼地相似。

只是在過去，每每我整理完相關的事項，並且試著把他們收進我建立的 GTD 系統後，卻總是很容易在不知不覺中，就這樣不再繼續使用 GTD 的系統，而是又讓自己回到靠著腦袋記憶，和被雜事纏身的生活（雖然大致上都還應付的來）。

於是在去年十二月的最後幾週，我再次因為許多事情感到心煩意亂，又看到新的翻譯本「搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟」出版之後，又決定重回 GTD 的懷抱，只是這次經過很多評估後，我決定回到紙本的系統，因為我發現之前我失敗的最大原因，是我一直認為既然我的工作是軟體工程師，大部份的時間也都有電腦可以用，所以電腦／手機是最理想的實踐工具。

但我錯了，而且在起用了現在這本活頁筆記本半個月之後，我才發現我有夠蠢的，要是我早幾乎就用這種方式來實行 GTD，應該就不會每次都以失敗收場了……（應該啦！

因為 GTD 只是個方法論，實際上實踐的工具每個人都不同，所以曬一下自己的紙本工具 好像就變成了一種傳統？

筆記本外觀

首先，我挑的是內頁大小是 A5，但外殼又比較大一點的六孔活筆記本，這個尺吋也許不像聖經本的大小那樣適合隨身攜帶，不過經過我的評估之後，這樣的大小剛好處於一種微妙的平衡，他的內頁剛剛好夠用便利貼貼兩排（等一下會看到），而當闔上筆記本時，他的外殼可以很好的保護住索引標籤。至於攜帶性的問題，經過考量，我大概只有中午吃飯時，背包不會在身邊，因此攜帶性還算可以。

翻開之後，第一頁是四個小盒子，裝的是小張長條狀的便利貼，這是這個系統最重要的組成，沒有這個便利貼，我就不會想用這本筆記本。

四盒便利貼

原因很簡單，GTD 的管理核心是各式各樣不同的清單，雖然現在也有人發展出例如 Bullet Jorunal System 之類的筆記方式，但問題是真正執行 GTD 之後，就會發現「將待辦事項在清單中移動」是很常見的事（例如我有很多在「收件匣」的清單中的事項，其實都是可以直接執行的「下一步行動」了），之前在軍中使用筆記本進行 GTD 時，最麻煩的是常常要重新抄寫。

而透過便利貼，事項在清單中的移動就變得很簡單，而因為便利貼空間有限，會強迫你用簡短的方式記錄，有點類似 Bullet Journal System。我並沒有特別區分顏色的意思，讓四盒顏色統一，純脆是為了視覺上看起來整齊乾淨。

翻開下一頁，是一張可愛的封面，能讓自己怦然心動是很重要的！不論是空間或工具都是。第一次閱讀 GTD 的時候雖然書裡也有提到喜歡自己的工具是成功執行 GTD 很重要的一環，但那個時候不懂。但執行過怦然心動的人生整理魔法後，就比較能體會這樣的說法，所以這次特別弄了個讓自己看了就能感到開心的封面。

有可愛的妹子的封面就是正義！

之後是一張 GTD 的流程圖，其實這個流程圖已經算是被我內化也背起來了（了解了背後的理由，其實很自然地會照這種方式來判斷待辦事項的歸處），只是放著讓他看起來更專業（？），假裝很厲害（？）和虛榮（？）一點。

行事曆

再來是行事曆的部份，這部份我沒有嚴格依照作者的建議，而是把他和 Tickler File 結合在一起，有標時間和日期的是當日需要完整的事項，沒標日期或時間的，是屬於「提醒未來的自己要做某件事」的 Tickler File，我有實體的 43 Folder 用來存放待繳帳單，但後來發現把沒有實體資料的未來待辦事項放到行事曆上比較合理。

這樣的好處是，因為本來每天就要檢查行事曆，所以一定不會漏掉。看到沒有標日期的，也不是註記的，那就撕下後貼到「收件匣」那一頁，然後等到處理收件匣時再來決定下一步行動。

各清單索引標籤

再來就是各清單的索引標籤，這部份主要就是按照 GTD 作者建議的幾類來分類，因為空間的關係，他實際上有兩層，分別是：

• 收件匣
• 下一步
• 等待中
• 也許
• 專案
• 參考資料
• 完成
• 空白頁

其中「完成」是因為我使用的是便利貼，比起在上面畫勾勾，直接撕下移到「完成」頁面，是個更直觀的方式，而且不用再另外拿出筆來，會更方便，而且撕下和貼上之際，會有一種快感。

至於「空白頁」，則是我在筆記本後有放一些空白的頁面，純脆是為了做筆記時可以快速翻到空白紙而放的索引。

而其中「下一步」和作者建議的一樣，我是使用情境分類，雖然有些試行過 GTD 的人覺得這樣的分類不適用自己的情況，但對我而言這樣的分類確實非常有用，而因為便利貼的關係，如果發現某件事的情境改變了，也可以很快的撕下再貼上到新的情境。

例如：

• 有一個東西不論是在上下班路上或去市區時都可以買，一開始被列在「上下班」的清單中
• 週五加班，回家時店已經關了，買不到了
• 但你知道明天放假，會進市區
• Volia！這個時候把他撕下來放到「市區採買」的清單上，完成！

另外便利貼還有一個好處，是可以把有相依性的工作結合在一起，例如要製作第二頁的 GTD 流程圖，實際上要有不同且相依的兩個步驟，也就是我要先找到適用的圖片，再進行列印和剪貼，所以在我的系統中是這樣表示的：

相依性的工作

相依性的工作

在「等待」的清單中，我則是分成了兩部份，一部份是尚待通知對方的，一部份則是已經通知的：

「等待」清單

再來是「專案」的部份，比較大的和長期專案（例如工作上維護的專案，和個人想進行的程式專案和長期計劃之類的），會獨立出來並加上索引標籤，剩下的小專案則是貼到「專案」空白頁，而在大型專案的部份，則再分為「收件匣」和「子專案」兩種。收件匣是關於這個專案的各類想法，但尚未真的要執行或下一步行動還沒確認的，而「子專案」則是正在執行的相關小專案。

專案索引頁

專案內頁

以上就是我的 GTD 筆記本的設置，從嚴格來說改造完成這本筆記本（包括加上封面）最到目前為止大概使用了快半個月，使用者沒有覺得有彆扭的地方，而且比起之前使用電腦或手機，我也的確更願意隨時隨地補捉腦中閃過的事情（GTD 很重要的一個理論，就是要補捉任何會拉扯你注意力的思緒並存下下來後，再做決定）。而且我也的確靠這本筆記本，解決掉了許多已經拖了很久，該做而沒做的事了。XD

接下來，就看看是不是能夠持續使用下去了。

最後，在 GTD 的管理方法論裡，文件歸檔是很重要的一環。這部份我在第一次看 GTD 時就認同了，但書中提到的相關參考資料歸檔系統，我都覺得建置上成本和空間的需求太高。

所以後來發想出來一套自己的歸檔系統，而且到現在用了好幾年，仍究覺得很好用又設置非常方便：簡單的置物箱＋A4 U 型夾＋標籤機，文件整理神物！這是建置超方便，成本超便宜，找尋超容易，體積超極小的歸檔系統。裡面最櫃的大概就是我在他特價時買的 1290 大洋的標籤機了。

至於 Tickler File 部份，我主要是存放帳單，所以使用下方的設置方式來實現 43 Folder：